Rekisteriseloste

TIETOSUOJASELOSTE, ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI

Tietosuojalaki (HE 9/2018)

Rekisterinpitäjä

Rohdos-Ala Oy / rohdos-ala.fi / ilonaiho.fi
Vellamonkatu 30
00550 Helsinki, Suomi
puh. 09 77441500
sähköposti: ra.team@rohdos-ala.fi

Y-tunnus: 0113466-8

Vastaava henkilö: Sonja Kuusisto

Rekisteröidyt
Rohdos-Ala Oy pitää asiakas- ja markkinointirekisteriä yksityis- ja yritysasiakkaistaan sekä potentiaalisista asiakkaista ja yhteistyökumppaneista.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteri on tarkoitettu Rohdos-Ala Oy:n asiakassuhteiden hoitoon. Tietoja käsitellään sekä rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella että erillisen suostumuksen perusteella.

Tietoja käytetään sopimusasiakkaiden ja verkkokauppaan rekisteröityneiden käyttäjien tilausten toimittamiseen, asiakassuhteen avaamiseen (kosmetologiopiskelijat ja kauneushoitolayrittäjät), ylläpitoon ja kehittämiseen, palvelun edellyttämiin yhteydenottoihin, uusasiakashankintaan, palvelun kehittämiseen, raportointiin ja markkinointiin sekä asiakasetujen tarjoamiseen.Tietoja voidaan tallentaa, järjestää, jäsentää, muokata, muuttaa, hakea, käyttää kyselyihin, yhteen sovittaa ja yhdistää.

Rekisteröityneellä asiakkaalla on mahdollisuus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestejä (posti, sähköposti, tekstiviesti). Asiakas voi pyytää poistaa kaikki tietonsa, kieltää tietojensa käytön ja käsittelyn markkinointitarkoituksiin sekä tarkistaa tai korjata itseään koskevat tiedot ottamalla yhteyttä Rohdos-Ala Oy:n asiakaspalveluun. Yhteydenotot on tehtävä kirjallisena ja toimitettava allekirjoitettuina osoitteeseen: Rohdos-Ala Oy, Vellamonkatu 30, 00550 Helsinki.

Suostumus

Tiedot rekisteröityvät, kun henkilö

• rekisteröityy verkkokauppaan
• tekee tilauksen verkkokaupasta
• ottaa yhteyttä mahdollisen asiakassuhteen avaamiseksi
• ryhtyy jälleenmyyjäksi
• tilaa uutiskirjeen
• antaa muuten suostumuksensa (esim. opiskelijat tai messuvieraat)

Rekisterin sisältämät perustiedot

Käyttäjän etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, markkinointiluvat, käyttäjätunnus, salasana ja asiakasnumero.

• Yrityksen yhteystiedot (virallinen nimi, Y-tunnus/ALV-tunniste, toimitus- ja laskutusosoite, puhelinnumero, sähköposti) sekä luottopäätöstiedot.
• Rekisteröitynyt asiakas voi päivittää omia tietojaan verkkokauppa- ja sähköpostijärjestelmien tarjoamien mahdollisuuksien mukaan.
• Asiakkuuden ja ammattilaisuuden perusteella syntyvät tiedot
• Tilaustiedot ja -historia, ostokäyttäytyminen, tekniset tiedot (sisältävät käyttäjän IP-osoitteen ja tietoja käyttäjän selaimesta).
• Lisäksi kanta-asiakkaan tunnistamispalvelun käytön yhteydessä asiakastietoihin voidaan liittää sukupuoli ja syntymäaika tai HETU.
• Asiakkaasta voidaan tallentaa myös terveystietoja, sikäli kun ne ovat oleellisia ihonhoitoon ja asiakastilaisuuksien tarjoilujen järjestämisen kannalta (allergiat, hoitojen kontraindikaatiot).

Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisterin tietolähteinä toimivat asiakkaan rekisteröitymisen yhteydessä antamat ja palvelun käytön aikana tallentuvat tiedot. Lisäksi mahdollisen kanta-asiakkuuden tunnistamisen yhteydessä asiakasrekisteriin tuotavat tiedot, joiden tuonnin asiakas erikseen hyväksyy. Tietoja voidaan päivittää yleisistä rekistereistä kuten väestötietojärjestelmästä.

Tietojen säilytys ja tietosuoja

• Henkilö- ja yritystiedot hävitetään, kun niiden säilyttämisen oikeudellinen peruste lakkaa tai niin kauan, kun niitä tarvitaan takuu- ja reklamaatioasioiden hoitamiseen.
• Yritysasiakkaiden tietoja säilytetään viisi (5) vuotta viimeisen tilauksen jälkeen.
• Tietoihin pääsevät vain valtuutetut Rohdos-Ala Oy:n työntekijät tai Rohdos-Ala Oy:n auktorisoimat kumppanit.

Rekisterin suojaus

Rekisterin tiedot tallennetaan tietokantoihin, jotka on asianmukaisesti suojattu. Rekisterin tietoja voi sijaita kolmessa paikassa:

• Rohdos-Ala Oy:n omalla palvelimella, joka on suojattu palomuurein ja virustorjuntaohjelmalla
• Verkkokaupan omilla palvelimilla tai pilvessä
• Sähköpostimarkkinointiin käytettävän järjestelmän palvelimella tai pilvessä

Henkilötietoja käsittelevät vain Rohdos-Ala Oy valtuuttamat henkilöt ja auktorisoidut kumppanit, joiden toimenkuva edellyttää tietoihin pääsyä. Rekisterin tietojen käsittely edellyttää salasanaa ja käyttäjätunnusta sekä riittäviä käyttöoikeuksia. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan.

Säännönmukainen tietojen luovutus

Tietoja luovutetaan Rohdos-Ala Oy:n ulkopuolelle ainoastaan niiltä osin, kun tilausten toimittaminen ja palvelun tekniset ratkaisut sitä vaativat. Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle. Yritys voi luovuttaa asiakastietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti. 

Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palvelutarjoajia: 

• Kuljetuspalvelut
• Uutiskirjeohjelma 
• Verkkokauppa-alusta
• Verkkokappaostosten rahoituskumppani
• IT-tuki
• Tilitoimisto
• Tilintarkastaja

Tarkastus- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän postiosoitteeseen.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle henkilöille.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tiedon korjaamiseksi.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. 

Valitusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html